Un ami revenant d’un séjour professionnel à l’étranger me faisait part de sa crainte de ne pas avoir gardé toutes les justifications des frais engagés. Entre un taxi à Shanghai et un vendeur de sandwich ambulant à New York, il est pratiquement impossible de tout conserver. D’autre part, il est parfois impossible de se souvenir à quoi correspond quel ticket. Tous ceux qui ont voyagé en Asie savent de quoi je parle.
Chinese Train Ticket
C’est là que la déductibilité forfaitaire intervient. Pas besoin de s’encombrer de tous les tickets. Il vous suffit de justifier la durée exacte du séjour et d’appliquer les indemnités que l’administration belge octroie à ses fonctionnaires en déplacement à l’étranger. Ces montants sont publiés au Moniteur régulièrement (la dernière fois le 1er avril 2010).
Voici l’extrait en PDF reprenant toutes les destinations et tous les montants:
Les indemnités vous concernant sont celles de la catégorie 1 (agents non expatriés). Il faut également distinguer l’indemnité de logement de l’indemnité forfaitaire journalière.
Tout cela paraît simple. Un peu trop, non ?
Voici ce qui complexifie le système:
N’oubliez pas que les frais de restaurant sont déductibles à 69 %. Il conviendra donc de les distinguer dans votre forfait. Autrement, votre forfait risque de n’être accepté qu’à 69%.
Pour vos séjours dans l’Union Européenne en dehors de la Belgique, vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur votre déclaration belge. Si cela vaut la peine, il conviendra alors de vous adresser à l’administration TVA du pays où vous avez séjourné pour récupérer la TVA engagée. Cela se fera évidemment aux conditions du pays hôte (taux et règles de déduction locales). Vu la complexité du processus, beaucoup d’entreprises ne le font pas. Sachez toutefois qu’il existe des sociétés qui peuvent le faire pour vous et qui ne se rémunèrent qu’au pourcentage des sommes récupérées.
Afin de justifier la durée du séjour, il vous conviendra de conserver les documents justificatifs (billets d’avion, de train, note d’hôtel, tickets de péage, etc.). Il en va de même pour le caractère professionnel de votre séjour (si vous allez prospecter 2 semaines à l’Ile Maurice avec votre assistance, vous avez intérêt à bétonner vos justifications !).
Petite astuce: le jour d’arrivée et de départ ne comptent qu’à 50 %.
Certains hôtels en période de foire reviennent plus cher que le forfait repris dans le Moniteur. Si vous êtes dans ce cas, vous pouvez optez pour les frais réels en rentrant votre (vos) facture(s) d’hôtel. De nouveau, cela sera laissé à l’appréciation de votre contrôleur. Si vos justifications sont valables, il n’y a pas de raison que vos frais soient rejetés.
Train Ticket Maglev Shanghai
N’oubliez pas qu’il s’agit de frais de logement et de frais divers. Pas des frais de déplacement. Si vous prenez l’avion New-York/Houston ou le train Pékin/Shanghai, vous devrez les déduire en frais réels en conservant bien sur les factures et justifications.
N’étant pas un expert fiscal, je ne sais pas si le train Pékin/Shanghai en couchette doit être splitté entre frais de logement et frais de transport. Je défie toutefois votre contrôleur de comprendre ce qui est écrit sur le billet.
Dernier détail important: Faites attention également à vos employés qui vous accompagnent. Faites clairement la distinction entre le remboursement forfaitaire des frais liés au séjour d’une éventuelle prime. Les frais ne sont évidemment ni soumis à l’IPP, ni soumis à l’ONSS; alors que la prime le sera.
Si vous désirez en savoir plus sur ce sujet, je vous invite à contacter votre comptable ou votre fiscaliste. Si vous n’en connaissez pas ou si le vôtre ne maîtrise pas le sujet, je peux vous en recommander.
Bons voyages