Gestion de l'information: défi constant

Dans toute entreprise, il n’est pas facile de gérer les flux d’informations. Entre la production et le commercial, entre le commercial et le financier, etc.

La gestion de l’information est souvent le point qui limite le plus la croissance des PME. On arrive à travailler à 5 mais pas à 15 avec la même organisation. Et passer de 15 à 50 est encore un nouveau défi.

exemple d'erreur dans un courrier TNT

Cliquez sur l'image pour lire le courrier de TNT

Pour faciliter la gestion de l’information, l’informatique peut venir en appui, CRM, ERP, logiciel de compta, etc. Mais avant d’installer une solution qui peut paraitre miraculeuse, il faut souvent améliorer l’organisation intrinsèque de la société.

Le prestige de la solution ERP installée n’est pas toujours gage de succès.  On ne compte plus les sociétés regrettant d’avoir investi lourdement dans des ERP de marque célèbre.

J’ai reçu récemment un courrier de TNT illustrant parfaitement qu’un bon ERP peut être très mal utilisé. Malgré SAP, voici les bourdes concentrées en une feuille A4 (cliquez sur l’image pour la voir en plus grand):

  1. L’adresse du destinataire (siège social) a été changée il y a 2 ans – information publique publiée au Moniteur Belge
  2. Le courrier m’est destiné alors que je n’ai plus aucun lien avec ladite société et n’en suis plus gérant depuis 2 ans également – information publique publiée au Moniteur Belge
  3. TNT est en procès avec cette société suite à un litige commercial !

On peut supposer que TNT a un abonnement de type Bel-first, Graydon ou Dun&Bradstreet pour scorer tous ses clients.  Les informations de changement de siège social ou de gérant sont supposées être donc actualisées dans leur ERP.

On peut également supposer qu’un client en litige depuis plusieurs mois/années doit être repris comme tel dans l’ERP.

Sans parler des fautes de grammaire dignes d’un élève de primaire et de la syntaxe qui ferait penser à une traduction automatique NL->FR.

Donc avant de vous lancer dans un couteux ERP, travaillez sur votre organisation interne, les process à mettre en place ou à améliorer, l’éducation des utilisateurs et définissez un cahier des charges qui n’est pas trop ambitieux.  N’hésitez pas à vous faire conseiller sur les différents aspects du projet et surtout par des professionnels venant d’horizons différents.

Il serait dommage que votre PME fasse les mêmes erreurs qu’une multinationale ;-)

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